INFORME DE AUDITORÍA
DEPENDENCIA: 		SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
ÁREA SUJETA A REVISIÓN:	SECRETARÍA TÉCNICA.
TIPO DE AUDITORÍA:	ADMINISTRATIVA. 
PERÍODO A REVISAR:		EJERCICIO 2015.
I.-	ANTECEDENTES.
Con orden de auditoría emitida mediante oficio número CPL/DAI/014/2016 de fecha 2 de Marzo de 2016, girado por el Mtro. Victorino Barrios Dávalos, Contralor del Poder Legislativo, se presentó el personal comisionado en el área que físicamente ocupa la oficina de la Secretaría Técnica adscrita a la Secretaría de Administración y Finanzas, ubicada en Av. Independencia 102, Colonia Centro, sexto piso, C.P. 50000 de esta ciudad, a efecto de dar inicio a la auditoría de carácter administrativa, con fundamento en las atribuciones de los artículos 94 fracción III y 96 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México; 153 y 155 fracciones VIII, IX, X, XIV y XVII del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México y 8 fracción XIII del Reglamento Interno de la Contraloría del Poder Legislativo del Estado de México.
II.-	OBJETIVO DE LA AUDITORÍA.
Evaluar los sistemas de control, así como en el cumplimiento de metas de su Programa Anual y verificar que las funciones del área se apeguen a los Manuales de Organización y Procedimientos.  
III.-	ALCANCE.
Se cumplió al 100% los objetivos planteados. 
IV.-	PERSONAL QUE INTERVINO EN LA AUDITORIA.
Herlindo Saladino Martínez,	Jefe de Departamento. 
Rodolfo Requena González,	Auditor.
V.-	PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.
N°.
Actividad
Hecho por
Revisado por
1
Análisis del área a auditar.
RRG
HSM
2
Identificación de rubros a auditar.
RRG
HSM
3
Elaboración de oficio de comisión de auditoría.
RRG
HSM
4
Elaboración de programa de auditoría, solicitud de documentación y cronograma de actividades.
RRG
HSM
5
Elaboración de acta de inicio de auditoria.
RRG
HSM
6
Entrega de oficio de comisión, solicitud de información de auditoría y firma de acta de inicio de auditoría.
RRG
HSM
7
Elaboración y entrega de cuestionario de control interno.
RRG
HSM
8
Revisión y análisis de manuales de organización y procedimientos.
RRG
HSM
9
Revisión de actividades del programa anual de metas y funciones del manual de organización.
RRG
HSM
10
Evaluación de cumplimiento de metas programadas.
RRG
HSM
11
Revisión de controles establecidos a seguimientos de documentos normativos.
RRG
HSM
12
Revisión del organigrama funcional y plantilla de personal.
RRG
HSM
13
Revisión del listado de mobiliario y equipo.
RRG
HSM
14
Revisión, análisis y evaluación del control interno.
RRG
HSM
15
Elaboración y entrega de cédulas de observaciones.
RRG
HSM
16
Elaboración de acta de cierre de auditoría.
RRG
HSM
17
Elaboración de Informe de Auditoría.
RRG
HSM
18
Integración del expediente de auditoría.
RRG
HSM
VI.-	OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES. 
OBSERVACIÓN 1.
Al revisar y analizar el Manual de Integración, Funcionamiento de los diversos comités del Poder Legislativo, el Reglamento del Libro Décimo Segundo y Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios, se observa lo siguiente: 
* Los tiempos de entrega de convocatoria y documentación soporte a reuniones del Comité difieren:
ORDENAMIENTO
TIEMPO DE ENTREGA
FUNDAMENTACIÓN
Reglamento del Libro Décimo Segundo.
“Deberá entregarse a los miembros del comité con tres días hábiles de anticipación.”
Artículo 25 
fracción IV.
Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
“…con una anticipación de al menos tres días para las ordinarias y un día para las extraordinarias”.
Artículo 48 
fracción IV.
Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité Interno de Obra.
“La convocatoria y su documentación adjunta, podrá remitirse  hasta con un día de anticipación.”
Inciso IV de las sesiones de funcionamiento 
 del comité.
Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité de Adquisiciones y Servicios.


Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de inmuebles y Enajenaciones.


RECOMENDACIÓN 
Se requiere remitir a esta Contraloría copia de la aclaración de la variación del tiempo de uno y otro documento debidamente fundamentado o en su caso gestionar la adecuación ante la instancia correspondiente. 
RESPUESTA DEL ÁREA AUDITADA:
A través del oficio N°. SAF/ST/0669/16 de fecha 5 de abril de 2016: “…al respecto me permito comunicarle que la entrega de la convocatoria y su documentación soporte emitida para la sesión de los Órganos Colegiados; se realiza en apego al marco normativo aplicable en la materia, conforme a lo siguiente: 
Fundamento
Texto
Publicación 
Artículo 12.1 penúltimo párrafo del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México.
“Los poderes Legislativo y Judicial, así como los organismos autónomos, aplicarán los procedimientos previstos en este Libro en todo lo que no se oponga a los ordenamientos legales que los regulan.”

Artículo 23 fracción III del Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México.
“Los Comités Internos de Obra Pública deberán elaborar y aprobar su manual de integración y Funcionamiento.”

Artículo 3 de la Ley del Periódico Oficial Gaceta del Gobierno del Estado de México.
“El periódico oficial es un medio de difusión de carácter permanente e interés público dependiente de la Consejería y órgano informativo del Gobierno del Estado de México cuyo objeto es publicar las leyes, decretos, reglamentos, acuerdos, notificaciones, avisos, manuales y demás disposiciones de carácter general de los poderes del Estado, organismos autónomos, organismos auxiliares, ayuntamientos y de particulares.”
Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité Interno de Obra del Poder Legislativo publicado en Gaceta del Gobierno en fecha cuatro de marzo de dos mil quince.

Fundamento
Texto
Publicación 
Artículo 1 antepenúltimo párrafo de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
“Los poderes Legislativo y Judicial, así como los organismos autónomos aplicarán las disposiciones de esta Ley en lo que no se oponga a los ordenamientos legales que los regulan, sujetándose a sus propios órganos de control.”

Artículo 54 fracción I del Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios. 
Sexto transitorio del Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
“…el Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de Inmuebles y Enajenaciones tendrá las siguientes funciones: I. Expedir su manual de operación;…”
“Los comités deberán emitir sus manuales de integración y funcionamiento de conformidad a lo dispuesto en la Ley y el presente Reglamento, dentro de los quince días naturales siguientes a su constitución.”

Artículo 3 de la Ley del Periódico Oficial Gaceta del Gobierno del Estado de México.
“El periódico oficial es un medio de difusión de carácter permanente e interés público dependiente de la Consejería y órgano informativo del Gobierno del Estado de México cuyo objeto es publicar las leyes, decretos, reglamentos, acuerdos, notificaciones, avisos, manuales y demás disposiciones de carácter general de los poderes del Estado, organismos autónomos, organismos auxiliares, ayuntamientos y de particulares.”
Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité de Arrendamientos, Adquisiciones y Enajenaciones  del Poder Legislativo publicado en Gaceta del Gobierno en fecha cuatro de marzo de dos mil quince.

Fundamento
Texto
Publicación 
Artículo 1 antepenúltimo párrafo de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
“Los poderes Legislativo y Judicial, así como los organismos autónomos aplicarán las disposiciones de esta Ley en lo que no se oponga a los ordenamientos legales que los regulan, sujetándose a sus propios órganos de control.”

Artículo 45 fracción I del Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios. 
Sexto transitorio del Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
“Además de las señaladas en la Ley, el comité tendrá las funciones siguientes: I. Expedir su manual de operación;”

“Los comités deberán emitir sus manuales de integración y funcionamiento de conformidad a lo dispuesto en la Ley y el presente Reglamento, dentro de los quince días naturales siguientes a su constitución.”

Artículo 3 de la Ley del Periódico Oficial Gaceta del Gobierno del Estado de México.
“El periódico oficial es un medio de difusión de carácter permanente e interés público dependiente de la Consejería y órgano informativo del Gobierno del Estado de México cuyo objeto es publicar las leyes, decretos, reglamentos, acuerdos, notificaciones, avisos, manuales y demás disposiciones de carácter general de los poderes del Estado, organismos autónomos, organismos auxiliares, ayuntamientos y de particulares.”
Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité de Adquisiciones y Servicios del Poder Legislativo publicado en Gaceta del Gobierno en fecha doce de noviembre de dos mil quince.
“Es importante resaltar que el plazo para remitir las convocatorias y su documentación soporte, se estableció en los manuales de los órganos colegiados un lapso de tiempo de hasta con un día de anticipación con el propósito de satisfacer oportunamente los requerimientos de las diferentes unidades administrativas, lo que fortalece su desempeño y el cumplimiento de sus objetivos y programas, situación que fue sometida a consideración de los titulares de las diferentes dependencias que integran la Legislatura del Estado de México, quienes aprobaron dicho plazo, como se puede apreciar en los Manuales de Integración, Operación y Funcionamiento publicados en Gaceta del Gobierno.
Derivado de lo anterior, se da cumplimiento a lo establecido en los Manuales de Integración, Operación y Funcionamiento de cada Órgano Colegiado, al tratarse de una norma especial, misma que no va en detrimento de la otra, situación que es conveniente para el Poder Legislativo del Estado de México, toda vez que permite someter adecuadamente los asuntos a dictamen del Comité que se trate.”
ANÁLISIS DE RESPUESTA: 
Del análisis efectuado a la respuesta de la unidad auditada, en la cual manifiesta que no contradicen el marco normativo, considerando lo establecido en los artículos 12.1 penúltimo párrafo del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México y Artículo 1 antepenúltimo párrafo de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios, en los cuales se otorgan facultades a los Poderes Legislativo y Judicial para aplicar sus propios ordenamientos y al publicarse en la Gaceta de Gobierno los Manuales Operativos de los diversos Comités, éstos son de observancia general en el Poder Legislativo, siendo la norma que regulará sus funciones. Tal como lo asienta la unidad auditada; la presente observación se da por SOLVENTADA.
RECOMENDACIÓN: 
Cumplir con él envió de la documentación soporte en el tiempo establecido en los manuales operativos a efecto de que los miembros que integran los diversos comités cuenten con la información necesaria que habrá de tratarse en las reuniones respectivas.  

OBSERVACIÓN 2.
De la revisión al Proyecto de Presupuesto 2015 y Programación Anual de Metas 2015, se observa lo siguiente:
* La descripción del primer objetivo específico que a la letra dice:  “Contratar los bienes y servicios necesarios para la adecuada operación de las unidades administrativas que integran el Poder Legislativo…”, es una facultad exclusiva del Secretario de Administración y Finanzas de acuerdo a lo que establece el artículo 160 fracción X del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México que a la letra dice “Autorizar y firmar la documentación referente a las erogaciones y pagos que con cargo al presupuesto de egresos ejerza el Poder Legislativo”. 
* La descripción de las actividades contenidas en su programa anual de metas 2015, las cita como si el área fuera la responsable de realizar cada una de estas actividades, cuando la realidad es que la unidad auditada es la responsable de asesorar, verificar, auxiliar e integrar la información en cada uno de estos procesos.
Se requiere remitir a esta Contraloría copia de la gestión para adecuar la descripción del objetivo específico señalado, ya que como se sito no está facultado para contratar, así como efectuar los ajustes a la descripción de sus actividades.
RESPUESTA DEL ÁREA AUDITADA:
A través del oficio N°. SAF/ST/0672/16 de fecha 5 de abril de 2016, “…me permito informar que mediante oficio SAF/ST/0671/16 de fecha cinco de abril del año en curso, han sido solicitados los cambios al Proyecto de Presupuesto y Programación Anual de Metas del Ejercicio inmediato posterior, a la Dirección de Programación y Presupuesto. Se adjunta copia del oficio de referencia.”
ANÁLISIS DE RESPUESTA: 
La unidad auditada remite oficio con el cual solicita se realicen modificaciones a la redacción del objetivo y sus actividades contenidas en su Programa Anual de Metas a fin de que se apeguen a las funciones propias de la Secretaría Técnica. Por lo anterior la presente observación se considera SOLVENTADA.
RECOMENDACIÓN: 
Es importante que en lo futuro se apegue a las funciones y actividades contenidas en sus manuales administrativos. 

OBSERVACIÓN 3.
De la revisión a los expedientes personales se observa que faltan por integrar los siguientes documentos:
No.
NOMBRE
4 fotos infantil color
Carta de antecedentes no penales
Certificado de estudios
3 cartas de recomendación
Cartilla de servicio militar
Examen médico
Solicitud de empleo
Carta de no inhabilitación
1
Sergio Torres Valle.


X





2
Cesar Sánchez Franco.
X
X
X
X
X
X
X
X
Lo anterior para dar cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 4 fracciones I, IV y VIII del Reglamento Interior de Trabajo del Poder Legislativo; y 122 incisos b, e, g, h y j de las Normas Reglamentarias de los Servicios Administrativos del Poder Legislativo.
Se requiere remitir a esta Contraloría copia del oficio para gestionar ante quien corresponda la integración de estos documentos a los expedientes respectivos.
RESPUESTA DEL ÁREA AUDITADA:
A través del oficio SAF/ST/0770/16 de fecha 25 de abril de 2016: “… me permito anexar copia simple del  oficio SAF/ST/0768/16 de fecha veinticinco de abril del año en curso mediante el cual se remite a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal el documento faltante a mi expediente; asimismo remito copia simple del oficio SAF/ST/0735/16 de fecha veinte de abril del año en curso por el que se solicita al C. César Sánchez Franco, servidor público adscrito a esta Secretaría Técnica, remita a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal, la documentación faltante en su expediente. Por igual adjunta copia del oficio con el cual se remite a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal los documentos de César Sánchez Franco para que sean integrados a su expediente, faltando por enviar copia del certificado de estudios y la cartilla militar, mismos que se compromete entregarlos a la brevedad.”
ANÁLISIS DE RESPUESTA: 
Con las copias de oficios remitidos relativas a la gestión para actualizar los expedientes personales, respecto al titular de la unidad auditada y de César Sánchez Franco, se atiende la observación. Por lo anterior la misma queda SOLVENTADA.
RECOMENDACIÓN: 
Se sugiere que en lo futuro antes de dar de alta al servidor público, se verifique que se cuente con toda la documentación requerida para integrarlo al expediente respectivo.
OBSERVACIÓN 4.
De la revisión a las actas de la primera sesión de los Comités de Arrendamientos y Enajenaciones, y de  Adquisiciones y Servicios de fechas 9 de Enero de 2015, donde se presentaron sus correspondientes Programas Anuales y Calendarios de Sesiones, se observa lo siguiente:
* La primera sesión de los Comités (de Arrendamientos… y Servicios) de acuerdo a los Calendarios fueron los días 2 de marzo y 23 de Enero de 2015, respectivamente; y los Calendarios de estos comités se presentaron y aprobaron en sesiones del 9 de Enero de 2015, incumpliendo lo que establece el artículo 58 fracción XI del Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios. 
* Se incluyeron en el Calendario autorizado de sesiones del Comité de Arrendamientos… y Enajenaciones los días 2 y 16 de Marzo de 2015, inhábiles de acuerdo a la circular número 15, de fecha 19 de diciembre de 2014 emitida por el Secretario de Administración y Finanzas. Así mismo, el Calendario autorizado de sesiones del Comité de Adquisiciones y Servicios incluyó el día inhábil sabado14 de Noviembre de 2015.
Lo anterior incumple los ordenamientos siguientes:
1. Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios al no presentar en la primer sesión de 2015 el Calendario Oficial de Sesiones Ordinarias, y el Volumen Anual autorizado para arrendamientos, y adquisición de servicios.
2. Circular 15 del 19 de diciembre de 2014, al considerar en los calendarios de sesiones días inhábiles en el Poder Legislativo. 
3. Artículo 42 fracciones I, II y XXXIII de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios, al levantar las actas referidas de los comités de Arrendamientos… y Adquisiciones y Servicios, sin la diligencia necesaria, sin documentar y anexar los análisis asentados y realizados por los integrantes de los comités.
Se requiere remitir a esta Contraloría las razones del incumplimiento al marco normativo aplicable sobre los Programas Anuales y Calendarios Oficiales de Sesiones.
RESPUESTA DEL ÁREA AUDITADA:
A través del oficio N°. SAF/ST/0782/16 de fecha 25 de abril de 2016: “…me permito remitirle copia simple del oficio SAF/ST/0737/16 de fecha veinte de abril del año en curso mediante el cual se solicita a la Dirección de Recursos Materiales, se sirva tener considerada la presentación del calendario de sesiones así como los programas anuales respectivos, dentro de la primera sesión de los comités, así como la planificación de las reuniones en día hábil. 
No obstante que en el ejercicio auditado se identificó el hallazgo de auditoría señalado, en consecuencia y para el próximo ejercicio fiscal de forma coordinada esta Secretaría Técnica y la Dirección de Recursos Materiales, verificarán el cumplimiento de la observación que nos ocupa…” 
ANÁLISIS DE RESPUESTA: 
En su respuesta la unidad auditada reconoce el incumplimiento de la normatividad en la programación del calendario de sesiones y del día en el que habrá de presentarse, anexando oficio con el cual solicita se considere tener mayor cuidado al integrar el calendario de sesiones ordinarias de los diferentes comités, así como presentarlo en la primera sesión en los ejercicios subsecuentes. Por lo antes expuesto se da por SOLVENTADA la observación.
RECOMENDACIÓN: 
En lo futuro dar cumplimiento al marco normativo que regula la materia y tener mayor cuidado y supervisión en la elaboración y programación del calendario de sesiones de los diversos comités.

OBSERVACIÓN 5.
De la revisión física al inventario de bienes muebles de la unidad auditada, se observa que la Sumadora con número de inventario A18429, resguardada con fecha 25 de febrero de 2015 a nombre de César Sánchez Franco, no se localizó físicamente.  
Se requiere remitir a esta Contraloría copia del oficio para gestionar con el Departamento de Bienes Muebles la depuración al inventario de bienes muebles, así como la aclaración de la ubicación del bien antes referido.
RESPUESTA DEL ÁREA AUDITADA:
A través del oficio N°. SAF/ST/0769/16 de fecha 25 de abril de 2016: “…al respecto me permito remitirle copia simple de los oficios SAF/ST/0736/16 y SAF/ST/0740/16 ambos de fecha veinte de abril del año en curso, mediante los cuales se solicita al C. César Sánchez Franco, servidor público adscrito a esta Secretaría Técnica aclare la ubicación de la sumadora con número de inventario A18429 y que se encuentra bajo su resguardo y por otro lado se solicita a la Dirección de Recursos Materiales se sirva llevar a cabo la actualización del inventario así como de los resguardos de cada uno de los servidores públicos adscritos a la Secretaría Técnica. El C. César Sánchez Franco remite copia del oficio con el cual informa que presentó al Jefe del Departamento de Bienes Muebles la reposición de la sumadora marca Casio con número de inventario A18429, presentándola físicamente”.
ANÁLISIS DE LA RESPUESTA:
La respuesta atiende lo relativo a la gestión para actualizar el inventario de bienes muebles y aclara la ubicación del bien referido. Por lo cual la presente observación se da como SOLVENTADA.
RECOMENDACIÓN: 
Mantener actualizado el inventario de mobiliario y equipo de la unidad auditada. 

OBSERVACIÓN 6.
De la revisión a los calendarios oficiales 2015 de los siguientes comités, se observa incumplimiento a lo dispuesto por el Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios sobre la calendarización de sesiones ordinarias, obligadas por el marco normativo: 
COMITÉ
INCUMPLIMIENTO 
Adquisiciones y servicios.
El comité sesionará por lo menos cada quince días, salvo que no existan asuntos por tratar. (Artículo 48 fracción I *)
Arrendamientos, adquisiciones 
de inmuebles y enajenaciones.
El comité sesionará por lo menos cada dos meses, salvo que no existan asuntos por tratar.  (Artículo 58 fracción I *)
* Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.
Se requiere remitir a esta Contraloría las razones por las cuales no se da cumplimiento oportuno a las disposiciones normativas sobre las sesiones ordinarias de los comités referidos.
RESPUESTA DEL ÁREA AUDITADA:
A través del oficio N°. SAF/ST/0771/16 de fecha 25 de abril de 2016: “… al respecto me permito remitirle copia simple del oficio SAF/ST/0739/16 de fecha veinte de abril del año en curso mediante el cual se solicita a la Dirección de Recursos Materiales, se sirva tener considerada la calendarización contenida en la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios, asimismo se tenga considerada la planeación y programación de las sesiones ordinarias de los respectivos Comités para conocer sus requerimientos y sean considerados dentro del Calendario de sesiones del próximo ejercicio fiscal.
No obstante que en el ejercicio auditado se identificó el hallazgo de auditoría señalado, en consecuencia y para el próximo ejercicio fiscal de forma coordinada esta Secretaría Técnica y la Dirección de Recursos Materiales, verificarán el cumplimiento de la observación que nos ocupa.” 
ANÁLISIS DE RESPUESTA: 
El área auditada reconoce las inconsistencias detectadas en el proceso de la auditoría, comprometiéndose a poner mayor atención en la observancia del marco normativo en lo referente a las sesiones que deberá efectuar cada comité, para ello remite copia del oficio turnado a la Dirección de Recursos Materiales, con el cual solicita respetar lo que establece el marco normativo en lo relacionado a la calendarización de sesiones de cada comité y de manera conjunta verificarán el cumplimiento del mismo. Con lo antes expuesto se da por SOLVENTADA la observación. 
RECOMENDACIÓN: 
Se sugiere que en la elaboración de la calendarización de las sesiones de los diversos comités se dé estricto cumplimiento al marco normativo que regula la materia, en caso de no sesionar presentar la justificación correspondiente. 

OBSERVACIÓN 7.
De la revisión al Programa Anual de Adquisiciones de Bienes y Contratación de Servicios, y los servicios contratados en 2015, se observa que se contrataron las siguientes adquisiciones de bienes y servicios sin estar contenidos en el citado programa. 
N°
SERVICIO
1
Auditoría al rubro específico de “Servicios Personales (capítulo 1000) del Gobierno del Estado de México” del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.
2
Auditoría al rubro específico de “Programa Anual de Adquisiciones del Gobierno del Estado de México” del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.
3
Auditoría al rubro específico de “Gasto de Publicidad, Protocolo y Relaciones Públicas al Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México” del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014. 
4
Auditoría financiera al recurso estatal, rubro específico de la obra consistente en: “Construcción de acceso a desnivel a Dependencias e Instituciones sobre la carretera Toluca – Palmillas”.
5
Contratación de despacho externo para practicar la auditoría a los Estados Financieros del Poder Legislativo del Estado de México.
Lo anterior infringe lo dispuesto por los artículos 8 del Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios; y 42 fracciones I, II y XXXIII de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios.
De acuerdo a lo que establece el artículo 97 del Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios, se requiere remitir a esta Contraloría las aclaraciones del por qué no se actualiza el Programa de Adquisiciones, así como las justificaciones para contratar los servicios relacionados en la tabla anterior.
RESPUESTA DEL ÁREA AUDITADA:
A través del oficio N°. SAF/ST/0772/16 de fecha 25 de abril de 2016: “… al respecto me permito remitirle copia simple del oficio SAF/ST/0738/16 de fecha veinte de abril del año en curso mediante el cual se solicita a la Dirección de Recursos Materiales, se sirva realizar las gestiones necesarias con las diferentes Dependencias y Unidades Administrativas del Poder Legislativo a fin de conocer sus respectivos requerimientos, los cuales a su vez puedan ser considerados dentro del Programa Anual del próximo ejercicio fiscal. 
No obstante que en el ejercicio auditado se identificó el hallazgo de auditoría señalado, en consecuencia y para el próximo ejercicio fiscal de forma coordinada esta Secretaría Técnica y la Dirección de Recursos Materiales, verificarán el cumplimiento de la observación que nos ocupa. 
Asimismo, me permito adjuntar copia simple de las actas de Comité que se enlistan a continuación, mismas que refieren la justificación para la contratación de los servicios mencionados en la presente Observación: 
* Acta de Comité de Adquisiciones y Servicios fecha catorce de enero del año dos mil quince. 
* Acta de Comité de Adquisiciones y Servicios de fecha diecinueve de mayo del año dos mil quince.” 
ANÁLISIS DE RESPUESTA: 
El área auditada reconoce las inconsistencias detectadas en el proceso de la auditoría, anexando copia del oficio turnado a la Dirección de Recursos Materiales, con el cual solicita se consideren los requerimientos de las diversas dependencias del Poder Legislativo para integrar el Programa Anual del siguiente ejercicio, comprometiéndose a que de manera conjunta supervisaran para no incurrir en lo observado. Por igual remiten copia simple de las actas que justifican la contratación de los servicios referidos en el cuadro. Por lo antes expuesto se da como SOLVENTADA la observación.
RECOMENDACIONES:
Se sugiere que en lo futuro se actualice en tiempo su Programa Anual de Adquisiciones, en caso de efectuar contrataciones que no fueron integradas desde un inicio, para con ello dar cumplimiento a lo que establece el marco normativo, por igual contar con toda la documentación soporte para justificar la contratación de servicios que no hayan sido previstos y verificar que éstos sean debidamente revisados en cuanto a su fundamentación jurídica, ya que el acuerdo 001 del acta del comité de adquisiciones y servicios de fecha 19 de mayo de 2015 presenta la siguiente inconsistencia: dictamina que la contratación de despachos externos sea por adjudicación directa y lo fundamentan con la modalidad de invitación restringida.
VII. HALLAZGOS PRINCIPALES
1. El Proyecto de Presupuesto/Programación Anual de Metas 2015 y el Programa Anual de Metas 2015 se elaboraron sin el cuidado y diligencia necesarios, al describir un objetivo específico con atribución que no corresponde al titular de la unidad auditada, y describir actividades de forma diferente a lo que corresponde a una área de asesoría o staff de la Secretaría de Administración y Finanzas.
2. Se tienen dos expedientes personales incompletos con los documentos requeridos por la normatividad aplicable.
3. Los Programas Anuales de Adquisiciones de Bienes y Servicios; Arrendamientos y Enajenaciones; y Obra Pública; así como los calendarios oficiales de sesiones ordinarias de los comités del Poder Legislativo no fueron presentados en la primera sesión del ejercicio 20145, como lo establece la normatividad aplicable.
4. Los calendarios de sesiones ordinarias de los Comités de Adquisiciones y Servicios; y Arrendamientos… y Enajenaciones:
* Se elaboraron sin el cuidado y diligencia necesarios, al incluir días para sesionar siendo inhábiles en el Poder Legislativo.
* No se programaron sesiones ordinarias con la frecuencia que establece la normatividad aplicable.
5. No fue localizado el bien con número de inventario A18429.
6. Los tiempos de entrega de las convocatorias a los integrantes de los comités del Poder Legislativo son diferentes a los establecidos por la normatividad aplicable.
7. Se tienen contratados bienes y servicios con denominaciones diferentes entre el Programa Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios, y los Procedimientos adjudicatorios.
8. El Programa Anual de Adquisiciones de Bienes y Contratación de Servicios no precisa el importe anual autorizado o costo estimado para la adquisición de “vales de gasolina (efectivales)”, contraviniendo lo dispuesto por la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios, y su Reglamento. 
9. Lo anterior refleja debilidad en el Sistema de Control Interno de la unidad auditada. 
VIII. RECOMENDACIONES GENERALES
1. Al elaborar el Proyecto de Presupuesto/Programación Anual de Metas del ejercicio fiscal que corresponda, asegurar que cumpla con las disposiciones normativas aplicables.
2. Asegurar que los expedientes personales se encuentren debida y oportunamente integrados con los documentos que establece la normatividad aplicable.
3. Asegurar que los Programas Anuales y Calendarios de Sesiones Ordinarias se elaboren cumpliendo con las disposiciones normativas aplicables y sean presentados en la primera sesión ordinaria del ejercicio fiscal que corresponda.
4. Mantener permanentemente actualizado el inventario de bienes muebles. 
5. Asegurar que en cada ejercicio fiscal todas las adquisiciones de bienes y contratación de servicios estén incluidas en los Programas Anuales de Adquisiciones de Bienes y Contratación de Servicios, Arrendamientos, Obra Pública, etc. y/o mantener oportunamente actualizados dichos Programas con las autorizaciones correspondientes.
6. Mantener una supervisión efectiva al elaborar documentos oficiales como acta de comité, contratos, etc. cuidando que las fundamentaciones legales correspondan al contenido de estos documentos. 
7. Definir en el Programa Anual de Metas las acciones o actividades sustantivas que contribuyan a lograr los objetivos establecidos.
8. A fin de homogeneizar los resultados de las metas, aplicar  para cada actividad la Unidad de Medida del “Catálogo de Unidades de Medida” contenido en el Manual para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto del ejercicio que corresponda.
9. Documentar las actividades de revisión y análisis llevadas a cabo en las sesiones de los comités plasmadas en las actas.
Nuestro examen fue practicado de acuerdo a técnicas, procedimientos y normas internacionales de auditoria, provee una base razonable para fundamentar nuestra opinión, sobre la planeación, organización, dirección, ejecución y control establecidos y ejecutados por la unidad auditada, a fin de analizar y evaluar el cumplimiento de los objetivos, planes, programas, procedimientos, funciones, políticas, actividades, estructura orgánica en función de la eficiencia administrativa.
Este informe de auditoría fue firmado en la Ciudad de Toluca, Estado de México, el día 6 de Mayo de 2016.
PERSONAL QUE INTERVINO EN LA AUDITORÍA





HERLINDO SALADINO MARTÍNEZ
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN






RODOLFO REQUENA GONZÁLEZ 
AUDITOR



SUPERVISÓ




ULISES TORRES HERNÁNDEZ
DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA

VO. BO.





VICTORINO BARRIOS DÁVALOS
CONTRALOR DEL PODER LEGISLATIVO







Clave de Auditoría: DE/AA/40010/03/2016

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